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新炬网络RPA平台助力OA流程自动化

2021-07-23 19:53:49

一、背景
 

OA系统,作为一款协同办公管理软件,可帮助企业实现工作任务的下达、业务流程追踪、完成情况和参与人等管理工作,是时下众多企业信息化建设的热门办公管理软件,亦成为企业提升组织管理与办公效率的信赖选择。

 

目前,大部分OA系统通过Excel表格、Word文档或者PDF文件等附件传递业务流程数据,每个人都需要花很多时间不断搜索信息、填写表格,计算数字等,不停在Excel表格、Word文档、PDF文件和网页之间切换。这些都是琐碎的重复性的工作,需要耗费大量人力去处理。

 

所以大多数OA流程的设计,关注点都在于人。下面是一个典型的流程:

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OA流程的关注点是由谁来审批,至于审批人是怎么审批的、需要怎样的数据支撑,OA流程并不太关注。

 

如果审批效率太低,人不够,那就多加几个人审批,OA流程则设计成并行的即可,如下图所示:

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看起来似乎解决了问题,但是通过堆人的方式,实际落地的效果会好吗?有没有更好的方法?

 

对此,新炬网络作为深耕企业级IT运维十余年的多云全栈智能运维服务商,时刻洞察客户需求,利用自动化运维RPA机器人,帮助客户实现业务流程的自动化处理,解放人力资源。


二、RPA机器人是什么
 

维基百科的定义如下:

 

在传统的工作流自动化技术工具中,会由程序员产生自动化任务的动作列表,并且会用内部的应用程序接口或是专用的脚本语言作为和后台系统之间的界面。机器人流程自动化会监视使用者在应用软件中图形用户界面(GUI)所进行的工作,并且直接在GUI上自动重复这些工作。因此可以减少产品自动化的阻碍,但有些软件可能没有这类用途的API。

 

机器人流程自动化工具在技术上类似图形用户界面测试工具。这些工具也会自动地和图形用户界面上互动,而且会由使用者示范其流程,再用示范性编程来实现。机器人流程自动化工具的不同点是这类系统会允许资料在不同应用程序之间交换,例如接收电子邮件可能包括接收付款单、取得其中资料、输入到簿记系统中。 

 

以下简单对比一下OA系统与RPA系统,有助于理解RPA机器人:

 

  • OA或者工单系统,串起来的是业务流程中的各个部门中的各个角色,也就是人;

  • RPA串起来的则是业务流程中的各个部门的系统或者软件,在这些系统之间自动重复资料数据的交换和处理工作。

 

简单来说,就是找个机器人,帮忙干重复性的工作,比如可以帮你在A系统上拷贝数据,根据B文件上的规则,校验处理数据,然后提交到C系统上去。

 

新炬网络自动化RPA系统可以便捷调度企业现有管理系统能力,通过自动化的数据提取、操作、计算,完成以往需要人力来完成的跨系统流程交互工作,大大提升企业工作效率。主要示意图如下:

 

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三、某大型企业OA使用局限及新炬网络RPA解决方案
 

下面是新炬网络服务于某大型企业遇到的典型案例,以下是该企业OA系统实际运行的样子:

 

该企业在全国各地有大量的本地商业合作,需要对这些合作进行装修成本费用和场地租金费率的稽核,他们通过OA系统传递Excel表格,再对Excel表格的商业合作工单进行稽核。

 

  • 场景一:装修成本费用稽核

 

在这个业务流程里,OA流转过来的流程中包含Excel表格,里面存放的装修工程工单的信息如下图所示:

 

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审核人需要检查Excel表格中的数据,根据规则稽核建造成本,规则如下:

 

  1. 时间不能早于20XX/0X/0X,否则输出早于20XX0X0X到第七列;

  2. 费用项物业建造成本,稽核原因为:总部要求复核,则继续,否则终止;

  3. “费用标准”(第五项)必须大于0,否则走人工;

  4. 查询是否为标准物业装修成本:需要到管理系统数据库使用SQL查询,SQL的where条件是订单号,输出是或否,如否则终止,第七列填写非标准建造成本,并走人工;

  5. 对比装修成本原始值:SQL的where条件是订单编码和费用项,输出int类型。返回值和第五列值一致,则通过,否则不通过。

 

这个工作涉及到Excel表格字段的校验,还需要去业务数据库中使用SQL语句取数,最后把审核结果人工填写到Excel表格。

 

由此可见,人工处理需要人工下载OA流转过来的附件Excel表格,检索业务数据库取数,根据规则,人工稽核Excel表中的订单是否符合规范,不符合规范的,补充说明不符合的原因。这里涉及的系统有Excel表格、浏览器(OA系统)、数据库(SQL取数),工单处理人员需要在这三个系统中不停切换,耗费大量时间。

 

新炬网络RPA机器人自动处理:自动从OA中下载Excel附件,自动查询数据库,自动根据规则稽核生成稽核后的Excel表格,上传到OA系统,经流程负责人审核后,就可以提交了。

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自动稽核生成的表格最多有近千行,一分钟之内就能完成稽核,节省了大量的时间。

 

  • 场景二:场地租金费用稽核

 

OA系统同样传递过来的是Excel表格,审核人需要根据订单单号,查询各个地市签订的场地租金协议费PDF文件,在PDF文件中根据地区查找场地租金协议费率,检查场地租金费用订单是否符合最新的租金协议费率。

 

现有的流程是,人工下载需要校验费率的Excel表格,人工根据最新费率协议的PDF文件进行校验场地租金费用是否合规。如果不合规,给出备注说明。

 

这个工作,涉及到Excel表格的处理,还有查询PDF文件中的场地租金费用协议费率。不幸的是这个PDF还是扫描版的,无法进行搜索。

 

由此可见,这种人工处理的流程需要下载OA流转过来的附件Excel表格,查询扫描PDF协议中的费率,人工稽核Excel表格订单中的场地租金费用是否符合规范,不符合规范的补充说明原因。这里涉及的系统有Excel表格、浏览器(OA系统)、PDF(查询协议费率),工单处理人员需要在这三个系统中不停切换,比起场景一中在数据库里用SQL语句取数,场景二需要在扫描件的PDF中查询协议费率,工作量又增加了N倍。此租金费用协议费率的规则,相比起场景一也复杂了很多,要根据各个区域的情况,单独设定费率的查询校验规则。

 

新炬网络RPA机器人自动处理:自动从OA中下载Excel附件,根据PDF中的租金费用费率数据和地区信息,自动生成费率规则,自动根据费率规则,核对Excel表格中的订单费率是否准确,补充相关说明,生成Excel表格上传到OA系统,经流程负责人审核后就可提交。

 

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以上两个场景看起来都不复杂,大家猜猜需要花费多少人力去处理?

 

答案是2个人,因为需要核查的单量很大,仅这两个场景就有大约2万的单。而这家企业,同样类似场景的单量每个月有20万左右,即需要20个人去审核校验这些Excel表格。

 

由于OA权限的管理问题,不能给这20个人在OA上开通账号。所以这些流程最后落地的效果如下图所示,审批环节由一个节点负责人,带着一堆人在做事:

 

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这些人的工作就是不断搜索信息、填写表格、核对数字等,不停地在Excel表格、Word文档、PDF文件和网页之间切换。

 

这20个人又带来了大量的管理成本,如何统计汇总20人的工作量,又是一个问题。现有的方式是,每个人自己在微信群里发工作量,专人汇总,统计到Excel表格中。

 

所以,这还是Excel表格的人工处理。这类低效、重复、机械的人工工作就应该交给电脑,也就是使用RPA机器人来处理。

 

新炬网络RPA机器人,目前已成功协助该企业将20个人从重复工作中释放出来,大幅提升工作效率。应用新炬网络RPA机器人后的OA流程效果如下图所示:

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四、总结


如今,在许多企业中还存在很多这种低效的重复工作,多数企业采取的策略是外包,以量取胜。但是很多重复性的工作,其实更适合机器人去做。我们从本文的案例可以看出,RPA机器人带来的收益之大。

 

RPA可替代人工处理任务量大、规则性强的工作,逐渐成为一种重要的数字化劳动力。在人工智能技术赋能千行百业的背景下,RPA不仅帮助企业降本增效,更是最大化地释放创新价值。

 

如果您的企业中有大量繁琐的重复性工作,需要切换不同的系统,目前采用标准化流水线式的人工作业方式,那么,或许您应该尝试一下RPA机器人。


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